Från och med 25 maj 2018 behöver alla företag, föreningar och förbund följa lagen GDPR, som handlar om hur man behandlar personuppgifter. Nedan finns information om hur vi i Pro Athletics hanterar personuppgifter.
Vilka personuppgifter behandlar vi för våra medlemmar?
– Namn
– Personnummer
– Adress
– Telefonnummer
– Mejladress
– I vissa fall information om sjukdomar, diagnoser och medicinering
– Namn på målsmän (för de som är under 18 år)
– Telefonnummer till målsmän (för de som är under 18 år)
– Mejladress till målsmän (för de som är under 18 år)
– Namn och telefonnummer till anhörig för aktiva medlemmar över 18 år (“ICE-kontakt”)
– Foton och videor
Varför behöver vi dessa uppgifter från våra medlemmar?
Vi behöver uppgifterna för att kunna kontakta våra medlemmar, försäkra våra medlemmar, ansöka om bidrag, ha information om våra medlemmar vid akut skada och för att anmäla våra lag till tävlingar.
Hur ändrar jag mina uppgifter?
Du ändrar dina personuppgifter genom att mejla info@proathleticscheer.se med den ändring du vill göra. Du har även möjlighet att se vilka personuppgifter vi har om dig vid förfrågan.
Var lagras uppgifterna och vilka har tillgång till dem?
– SportAdmin. Används för medlemsregister, intresseanmälningar, närvarostatistik, utskick och betalningar. Styrelsen har tillgång till alla uppgifter. Tränare har tillgång till sina lags uppgifter.
– Billmate. Används för att genomföra och behandla betalningar på uppdrag av SportAdmin.
– IdrottOnline. Används för att ansöka om bidrag från kommunen och staten. Styrelsen har tillgång till systemet.
– Pensum. Används för att försäkra alla medlemmar. Styrelsen har tillgång till systemet.
– Google Workspace. Används för e-postkommunikation och intern dokumentdelning. Styrelsen har tillgång till systemet. Tränare har tillgång till delar av systemet.
Lämnas några personuppgifter ut till utomstående parter?
De personuppgifter vi har från våra medlemmar lämnas inte ut till några utomstående parter, förutom nödvändiga uppgifter till sjukvårdspersonal vid akut skada samt vid anmälan till tävling, där tävlingsarrangören får ett utdrag från Pensum med lagmedlemmarnas namn och personnummer som bevis för att alla är försäkrade. Vi lämnar då även ut tränarnas kontaktuppgifter.
Hur länge sparar ni tidigare medlemmars personuppgifter?
Vi har rätt att spara en tidigare medlems personuppgifter upp till 24 månader efter att medlemmen har slutat. Efter 24 månader raderas personuppgifterna från våra system per automatik.
Hur hanterar ni bilder och filmer på medlemmar?
Vi tar bilder och filmar på träningarna och övriga aktiviteter för att föreviga vår verksamhet och för att förbättra våra tävlings- och uppvisningsprogram. Alla medlemmar har vid anmälan till föreningen rätt att säga ja eller nej till att bilder och filmer där medlemmen kan kännas igen får publiceras på hemsida och i sociala medier. Det går självklart att ändra sig gällande bild- och filmpublicering, kontakta då på info@proathleticscheer.se.